Y la pregunta es: ¿Digitalizar qué es? Porque de tanto decirlo se sobre entienden muchas cosas y ya resulta confuso comprender el alcance de este asunto. Digitalizar una empresa es transformar en información útil el conjunto de procesos que tienen lugar en sus operaciones y el resto de áreas. El término útil es muy amplio, por eso este salto debe hacerse de manera calculada y así no atragantarse en el camino.
Tras ver muchos procesos y vivir algunos en primera persona puedo recomendarte que comiences por los que más afectan a tu cuenta de explotación, los variables. Por eso enumero las razones por las que considero que debemos aplicarnos en ello:
1.- Tener la radiografía del rendimiento de nuestro negocio. En APS tenemos comprobado que solo 1 de cada 10 locales hace la cuenta de explotación mensual. Es decir, casi nadie sabe lo que gana o pierde, LA RENTABILIDAD de la empresa.
2.- Conocer CUÁNTO AIRE LE COMPRAMOS a nuestros proveedores. Sí, lo que te cuento. No recepcionamos las mercancías y no registramos lo que NO nos entregan los proveedores [sin querer], el aire que les compramos. Este proceso a mano y con papel es infinito, por eso no se hace. Usa una app adecuada y todo quedará registrado para pasarle cuentas al que nos quiere engañar a final de mes.
3.- CUÁNTO VARÍAN LOS PRECIOS DE COMPRA y cuánto le compramos a cada proveedor. Esta información es vital para negociar precios y buscar nuevos proveedores antes de que nuestro margen bruto esté comprometido. Lo mismo, no se hace porque no se usa una app adecuada y en papel nos volveríamos locos. El final de este proceso es generar las órdenes de compra y la recepción de pedidos desde la app que hayamos elegido.
4.- ZONA GRIS, esa zona que resulta de comparar el consumo real con el teórico. Teniendo los escandallos bien hechos, anotados los descuentos e invitaciones, te quedará aún una diferencia de consumo del orden del 8%, según hemos visto en los últimos 25 locales que hemos atendido. Esto se debe a que no se registran las mermas por caducidad, los platos devueltos y otras situaciones que nuestro personal aprovecha porque no se controla nada en la barra ni en la cocina. Tampoco lo que dejamos de cobrar por falta de gestión digital de comandas.
5.- Diseñar los TURNOS DE PERSONAL, pues los que no controlamos suponen otros 2, 3 ó 4 puntos en nuestra cuenta de explotación. Mucha pasta si haces la cuenta. Planificar turnos y gestionar entradas y salidas de personal representa históricamente un 33% de lo que vendemos de media. Este proceso se puede hacer de manera muy eficiente con un montón de apps en el mercado.
6.- Mejorar la PRODUCTIVIDAD DE TU EQUIPO es otro dato que no sacamos porque no tenemos el anterior ni las ventas ordenadas. Automatizar este proceso al tener apps que lo controlan nos ahorra mucho tiempo de gestión y la posibilidad de tomar decisiones en pocos días para ser más productivos en los turnos que estén afectados por baja o excesiva productividad. Excesiva también puede ir en detrimento del objetivo de ticket medio que hayamos definido para un turno.
7.- PREVER LAS VENTAS resulta algo brutal para un gerente, pues te permite preparar el servicio con los recursos necesarios para tener éxito. Esto es algo bastante PRO, pero se llega con los deberes anteriores. Es el resultado de tener la información bien ordenada y automatizada.
8.- Conocer las VARIACIONES CON EL PRESUPUESTO y el CONTROL DE TESORERÍA o cash flow. Si no haces presupuesto es que no tienes objetivos, por eso hay que disponer de una herramienta que registre de manera automática estas variaciones, del mismo modo que los cobros y los pagos [que no los gastos y los ingresos] para no llegar a roturas del flujo de caja.
9.- PLANIFICAR LAS TAREAS y saber que todo lo que nuestros manuales dicen se cumple al final de cada turno. Es frecuente disponer de check-list para las operaciones de cocina o sala, pero pocos llegan a comprobar que realmente se llevan a cabo cada una de las mismas. Este trabajo exige un puesto al mando de manera permanente. También es cierto que si dispones de un smart planner con algo de inteligencia artificial podrás ahorrar muchísimo dinero en tu negocio, mejorando las ventas, el ambiente del equipo, los procesos y todo el funcionamiento en los servicios.
10.- Gestionar de manera robotizada el YIELD MANAGEMENT, la variación de precios y de la carta en función de la demanda. Esto es factible y ya está disponible en el mercado. La bomba, si se aplica con rigor y en según qué locales.
Hay apps en el mercado como ya explicamos en nuestro MANUAL DE TRANSFORMACIÓN que publicamos el año pasado por estas fechas. Echa un vistazo. No obstante, todo ha avanzado deprisa en estos últimos meses y el mercado ofrece soluciones diversas para todos los procesos que debemos digitalizar.
Te animo a que estudies tus necesidades, que pienses que si no usas ni el Excel de Microsoft estás dejando de ganar al menos 14 puntos de tu resultado real. Mucha, mucha pasta.
Iñigo Fernández | Gestor de Clientes APS Zona Norte
