Texto: Nicolás Ayela | Director General de APS HOSTELERÍA
En el anterior artículo, nos habíamos quedado buscando la clave. Esta está en la manualización de todo, es decir, poner por escrito como se hacen las cosas en tu casa; recursos, tiempos, metodología… Y, entonces, entra un “Smart Planner” en escena que te permite optimizar las tareas de tu personal y optimizar la productividad de tu equipo, llegando a reorganizar a tu gente en caso de absentismo y reportándote las fugas de rentabilidad (la no productividad) diariamente. Como herramienta de inteligencia artificial que es, va aprendiendo y, con el tiempo, hasta se atreve a hacerte predicciones. ¡Qué barbaridad! Ojalá lo hubiéramos tenido antes.
Y por último; ¡Cuántica!!! El integrador de datos.
Cuántica es una solución digital propiedad de APS y de COOKDATA, empresa tecnológica internacional, que permite, independientemente del ecosistema digital que tenga cualquier establecimiento, acceder a todos los datos e integrarlos en una sola pantalla, a un solo clic y de un solo vistazo. ¡¡¡Increible!!!
¿Puedo coger los datos del Tpv, del Back-Office, del CRM y del Planificador de tareas y verlo todo en una sola pantalla????
La respuesta es sí.
¿Y da igual la marca, el modelo, la versión, el módulo, la solución digital que elija, que Cuántica me lo va a poder integrar todo?
La respuesta es sí.
Creo que nos vamos acercando a eso que llamamos “The Perfect Restaurant….”
“Vale, y… esto… ¿que me cuesta? Seguro que yo no puedo pagarlo. Seguro que a mi no me compensa”, pensarán algunos.
Veámoslo (precios aproximados):
TPV
Pantalla: 420€
Cajón: 100€
Impresora: 180€ x 2 = 360€
Comandero: 120€
Licencia anual: 360€
RESERVAS Y CRM
Instalación: 150€
Reservas licencia anual: 1.080€
CRM licencia anual: 1.080€
BACK-OFFICE
Instalación: 900€
Licencia anual: 2.000€
PLANIFICADOR DE TAREAS
Instalación: 1.200€
Licencia anual: 2.500€
CUÁNTICA
Instalación: 1200€
Licencia anual Cuántica: 2.160€
Total inversión primer año: 3.200€
Total licencias primer año: 9.300€
Total 12.500€
A esta cantidad hay que sumarle un puesto de trabajo de 20h de administración que monitorice todo el sistema a razón de unos 750€ al mes coste empresa: 9.000€ al año más. Llevamos 22.000€. Y, por hacer los números redondos, vamos a añadirle 2.000€ más para imprevistos o mejoras. Esto hacen 24.000€ de inversión el primer año, que se quedarán en 18.000€ el segundo año y siguientes.
¿2.000€ al mes el primer año?, ¿ y 1.500€ al mes el segundo y siguientes? ¡Tú estas loco!! “No puedo meterme en una inversión así…”.
Sumemos y restemos…
Para una empresa que venda 600.000€ al año el impacto de 24.000€ en sus cuentas es de un 4%. Lo mismo que te cobra una franquicia. ¿Es mucho o es poco? Si este control total de mi establecimiento me permite alcanzar ratios de beneficios operativos de entre el 20% y el 25% habiendo ya pagado ese 4%, entonces… ¿Que quieres que te diga?, no me parece mucho, la verdad. Si el local factura más, ya no te quiero ni contar….
La Restauración Organizada, que no tiene por qué ser necesariamente una franquicia, maneja estos ratios operativos. Se llama restauración organizada a aquellas empresas que tienen organizada su restauración y estos son los márgenes de beneficio que, como mínimo, manejan. Yo quiero esos ratios en mi casa.
Hagamos este ejercicio. Volvamos a sumar y a restar y calculemos que porcentaje de beneficio mensual tenemos. Hagámonos la siguiente pregunta: ¿Invertiríamos un 5% para ganar un 20% más y que el resultado global fuese de un incremento mínimo del 15% (y si la cosa estaba muy malita, el incremento fuese aún mayor)??.
Si la respuesta es sí, toca ponerse manos a la obra (y este ejercicio también vale para los negocios que facturan menos de 600.000€ al año…solo que el administrativo seré yo mismo).
Cuando hablamos de consumos de materia prima, uno de los ratios más importantes y que más daño hace a nuestros establecimientos es la diferencia entre coste teórico y coste real. Esa famosa ZONA GRIS que en muchas empresas terminan comiéndose la rentabilidad de nuestras operaciones como si se tratara de un agujero negro a lo Stephen Hawking. Sin despistarnos podemos estar hablando de fugas de hasta diez y doce puntos (10%/12%).
El otro foco importante de optimización está en la productividad del personal. Productividad no solo es recortar horas, sino hacer muchas más cosas con las mismas horas de trabajo con las que cuento. Por ejemplo; recepcionar pedidos en condiciones, contabilizar mermas, hacer inventarios, supervisar que no se sirve nada sin cobrar, vigilar que los errores administrativos no nos lastren o llevar el APPCC al milímetro. Todo esto también es productividad. Hablamos de otros cuatro o cinco puntos (4%/5%).
Si a esto le añadimos la revisión de los procesos operativos a través del planificador de tareas, nos daremos cuenta, no solo deque duplicamos tareas y que no somos eficientes en la realización de éstas, sino que, además, podremos discernir perfectamente entre aquellas tareas mecánicas y aquellas que aportan valor y, sinceramente, no hay nada más ineficiente que una persona potente (y por tanto más cara) haciendo tareas mecánicas en vez de estar centrado en aquellas que aportan valor para la casa. Otros cuatro o cinco puntos (4%/5%).
Cuando lo tenemos todo optimizado solo queda poner caja y lazo. Es decir; vender, vender, vender y vender mucho. Como si no hubiese un mañana. Gracias a que lo sabremos todo de nuestro cliente, el tiro será mas certero. Un minucioso plan de venta sugerida, abundante analítica de ventas y una buena campaña de comunicación (como las de Food Fighters) hará el resto.
Si todo esto lo puedo controlar con un solo botón desde mi móvil , ¿Se acerca o no se acerca a ese restaurante perfecto?
Miles de gracias, nos leemos de nuevo 😉
